Anexa A / la contractul de finanţare

nr. …………………

Programul:	IDEI
Tipul proiectului:	Proiecte de cercetare exploratorie
Cod proiect:	ID_54

Procedura de contractare şi decontare a lucrărilor

1. Contractorul prezintă la contractare Autorităţii Contractante în termenele stabilite următoarele documente:

a. Contractul de finanţare;

b. Anexa I - Deviz cadru;

c. Anexa IIa - Plan de realizare a proiectului;

d. Anexa IIb - Criterii de performanţă aşteptate;

e. Anexa III - Eşalonarea plăţilor;

f. Anexa A - Procedura de contractare şi decontare a lucrărilor;

g. Anexa B - Clauze speciale;

h. Conventie avans.

2. Pentru acordarea avansului persoanelor juridice de drept privat, se va prezenta la contractare o solicitare in acest sens insotita de o scrisoare de garantie bancara in suma egala cu avansul. (contractarea se va face numai cu persoanele juridice inscrise si validate in Registrul Potentialilor Contractori).

3. Decontarea lucrărilor

Conform HG 475/2007, art.7, alin. a, într-un an calendaristic pot exista maximum 2 etape, fiecare etapă având durata de minimum 6 luni, cu excepţia primului an de derulare a proiectului pentru care durata poate fi mai mică, dar nu mai puţin de 3 luni.

Suma decontată pentru prima etapă a anului în curs trebuie să fie suficient de mare pentru a acoperi avansul acordat (valoarea avansului este de până la 30% din valoarea anuală a contractului).

Pentru decontarea lucrărilor Contractorul are obligaţia de a prezenta Autorităţii Contractante, următoarele documente:

3.1 pentru etapa intermediara (daca este cazul)

a) Proces de avizare internă a rezultatelor, conform model A- pentru suma aferentă etapei intermediare. Procesul – verbal va fi semnat de comisia internă de avizare, constituită şi aprobată de către Autoritatea Contractantă, în scopul evaluării şi avizării lucrărilor efectuate în cadrul proiectului de cercetare. Suma propusă pentru decontare, înscrisă în procesul verbal de avizare a rezultatelor, nu va depăşi suma prevazută pentru termenul respectiv;

b) Anexa I- Devizul cadru postcalcul – pentru suma aferentă etapei intermediare;

c). Anexa IIa – Plan de realizare al proiectului – cu rezultatele livrate în etapa corespunzătoare.

Avizare şi aprobarea rezultatelor aferente etapei intermediare se face în baza unui Raport intermediar de Avizare şi monitorizare întocmit de către Autoritatea Contractantă prin comisia de monitorizare constituită în acest scop;

3.2 pentru etapa finală a anului curent (etapa ce nu coincide cu etapa de finalizare a proiectului):

a) Proces verbal de avizare internă a rezultatelor, conform model A – pentru suma aferentă etapei finale a anului curent. Procesul-verbal va fi semnat de Comisia internă de avizare, constituită şi aprobată de către Autoritatea Contractantă, în scopul evaluării şi avizării lucrărilor efectuate în cadrul proiectului de cercetare.

b) Anexa I - Deviz cadru postcalcul - pentru suma aferentă etapei anului curent.

c) Sinteza lucrării (5-7 pagini), cuprinzând activitatea desfăşurată şi rezultatele obţinute comparativ cu obiectivele proiectului de cercetare.

d) Anexa IIa – Plan de realizare al proiectului – cu rezultatele livrate in etapa corespunzătoare;

e) Raportul anual de activitate (autoevaluare) – forma documentului va fi disponibilă în pagina de web a Autoritatii Contractante - însoţit de un Raport al auditului financiar intern – în maximum 30 de zile calendaristice de la depunerea documentelor solicitate la pct. 3.2, lit. a,b,c,d. Autoritatea Contractantă are dreptul să solicite prezentarea lucrării în extenso sau completarea sintezei. Întocmirea necorespunzătoare a acesteia sau refuzul de a fi reformulată sau completată poate atrage după sine amânarea sau nedecontarea lucrărilor.

Avizarea şi aprobarea rezultatelor aferente etapei finale a anului curent se face în baza unui Raport anual de evaluare şi monitorizare întocmit de către Autoritatea Contractanta prin Comisia de evaluare şi monitorizare constituită în acest scop. Comisia de evaluare şi monitorizare pe baza documentelor prezentate de către Contractor şi propune după caz continuarea/sistarea finanţării. Raportul anual este semnat de persoanele autorizate din Autoritatea Contractanta (director, contabil).

3.3 Finalizarea proiectului

a) Raportul final de activitate (autoevaluare) – forma documentului va fi disponibilă în pagina de web a Autoritatii Contractante – în maximum 30 de zile lucrătoare de la depunerea documentelor solicitate la pct. 3.2;

b) Raport de audit financiar efectuat de către un auditor independent extern autorizat – în maximum 30 de zile lucratoare de la depunerea documentelor solicitate la pct. 3.2.

Avizarea şi aprobarea rezultatelor finale aferente realizarii proiectului se face în baza unui Raport final de evaluare întocmit de către Autoritatea Contractanta prin Comisia de evaluare constituită în acest scop. Comisia de evaluare pe baza documentelor prezentate de către Contractor şi în urma vizitei de evaluare în teren (la sediul Contractorului) avizează favorabil/nefavorabil efectuarea plăţii ultimei etape a proiectului. Raportul final de evaluare este semnat de persoanele autorizate din Autoritatea Contractantă (director, contabil).

3.4 Decontarea se va efectua după verificarea şi acceptarea documentaţiei de către Autoritatea Contractantă, plata către Contractor efectuându-se prin ordin de plată, la valoarea aprobată conform Anexa I - Deviz cadru postcalcul şi în limita valorilor înscrise în Contract.

3.5 Decontarea lucrărilor de către Autoritatea Contractantă, se face în limita creditelor bugetare deschise, cu această destinaţie.

3.6 Pentru decontarea lucrărilor proiectelor de cercetare finanţate de către Autoritatea C ontractantă,

Contractorul este obligat să respecte următoarele reguli:

3.6.1 În realizarea proiectelor de cercetare finanţate vor fi angajate şi efectuate numai categoriile de

cheltuieli necesare prevăzute în contract, Anexa IIa – Plan de realizare a proiectului.

3.6.2 Contractorul va organiza conducerea contabilităţii generale şi de gestiune, conform prevederilor legale în vigoare. În vederea calculării costurilor aferente lucrărilor executate, se va proceda astfel:

a. cheltuielile directe se vor evidenţia pe bază de documente primare justificative pe fiecare proiect de cercetare în parte;

b. cheltuielile indirecte (regia generală) se vor repartiza pe proiecte de cercetare, pe bază de coeficienţi stabiliţi conform criteriilor de repartizare adoptate de Contractor, avându-se în vedere documentele primare de cheltuieli evidenţiate la nivelul unităţii contractoare;

3.6.3 În Anexa I - Deviz cadru postcalcul se va preciza: ,,Ne asumăm răspunderea pentru corectitudinea datelor prezentate.”Prin această viză se confirmă realitatea datelor înscrise şi încadrarea cheltuielilor în limita sumelor prevăzute în contract.

3.6.4 Comisiile interne de avizare a rezultatelor lucrărilor de cercetare finanţate prin proiecte, vor fi formate din minim 3 membri şi un secretar:

a. comisia internă de avizare va avea un preşedinte ales dintre membrii acesteia;

b. în comisie nu se includ persoane care au calitatea de colaborator al Contractorului sau care au interese ce pot afecta obiectivitatea în aprecierea rezultatelor. Specialiştii desemnaţi vor prezenta, pe proprie răspundere, o Declaraţie de imparţialitate, confidenţialitate şi competenţă, pe care Contractorul o va transmite la Autoritatea Contractantă la termenul stabilit;

c. nerespectarea acestor prevederi poate conduce la nedecontarea lucrărilor avizate;

d. comisia internă de avizare constituită în condiţiile prevăzute mai sus, în baza constatărilor efectuate avizează rezultatele lucrărilor de cercetare şi întocmeşte Procesul verbal de avizare a rezultatelor, conform model A;

3.6.5 Pentru lucrările executate în cadrul contractului de finanţare, Contractorul nu va emite facturi către Autoritatea Contractantă.

3.6.6 Documentele primare justificative care au stat la baza întocmirii Anexa I - Deviz cadru postcalcul rămân la Contractor care are obligaţia de a le păstra, arhiva şi de a le pune la dispoziţia organelor de control abilitate.

3.6.7 Autoritatea Contractantă poate refuza integral sau parţial decontarea lucrărilor executate ca urmare a punerii în aplicare a recomandărilor comisiilor de avizare în urma evaluării.

3.6.8 Contractorul întocmeşte, păstrează şi ţine o evidenţă clară şi detaliată, din punct de vedere financiar, a activităţilor derulate în cadrul contractului.

3.6.9 La decontare, Contractorul trebuie să justifice faptul că, la fiecare activitate specifică proiectului, au fost respectate prevederile cuprinse în contract.

Contractor

Director general,

Dr. Ing. Rareş MEDIANU

Contabil şef,

Ec. Mihaela OSMAN

Oficiul juridic,

Remus POPA

Director de proiect,

Dr. Ing. Nicolae GEORGESCU